Lizenzen, Wartungsverträge, Projekte, Support: IT-Kosten wachsen in vielen KMU Jahr für Jahr, oft ohne dass die Leistung spürbar besser wird. Der Grund liegt selten in einzelnen grossen Entscheidungen, sondern in vielen kleinen: Abos, die sich summieren, Verträge, die automatisch verlängert werden, Infrastruktur, die längst überfällig wäre. Wer sich einen strukturierten Überblick verschafft, findet in fast jedem KMU Stellen, an denen sich Kosten reduzieren lassen, ohne auf Stabilität oder Sicherheit zu verzichten.
1. Lizenzen und Abos aufräumen
Über Jahre angesammelte Software-Lizenzen und Abonnements sind ein klassisches Einsparpotenzial. Mitarbeitende wechseln, Tools werden abgelöst, Testzugänge bleiben bestehen. Bezahlt wird trotzdem.
Typische Situationen:
- Zwei Tools mit ähnlicher Funktion laufen parallel
- Lizenzen für ehemalige Mitarbeitende oder abgeschlossene Projekte
- Pakete die zu gross dimensioniert sind für den tatsächlichen Bedarf
Drei Schritte zur Umsetzung:
- Erstellen Sie eine Übersicht aller Tools, Lizenzanzahl und Jahreskosten
- Prüfen Sie pro Tool, wer es aktiv nutzt und ob es Überschneidungen gibt
- Kündigen oder reduzieren Sie, was nicht mehr gebraucht wird
2. Infrastruktur modernisieren
Alte Server und gewachsene Netzwerke wirken auf den ersten Blick günstig. Die tatsächlichen Kosten entstehen durch mehr Ausfälle, höheren Support-Aufwand, Sicherheitsrisiken und Energieverbrauch.
Typische Anzeichen:
- Hardware, für die kein Herstellersupport mehr besteht
- Manuelle Eingriffe sind zur Selbstverständlichkeit geworden
- Updates werden aufgeschoben, weil der Aufwand zu hoch scheint
Drei Schritte zur Umsetzung:
- Prüfen Sie, welche Teile der Infrastruktur erneuerungsbedürftig sind
- Rechnen Sie laufende Kosten durch: Strom, Support, Ausfall-Risiko
- Prüfen Sie Cloud- oder Hybrid-Ansätze für eine schrittweise Migration
3. Wartungs- und Supportverträge prüfen
Verträge werden in vielen KMU verlängert, ohne dass jemand kritisch hinschaut. Häufig ist unklar, was genau abgedeckt ist und wofür zusätzlich bezahlt wird.
Typische Fragen:
- Welche Systeme sind mit welchem Service-Level abgedeckt?
- Bezahlen wir für Reaktionszeiten, die wir im Alltag nicht brauchen?
- Gibt es Überschneidungen zwischen verschiedenen Verträgen?
Drei Schritte zur Umsetzung:
- Lassen Sie Verträge strukturiert zusammenfassen und vergleichen
- Hinterfragen Sie Service-Level: Braucht jedes System 24/7-Reaktionszeit?
- Konsolidieren Sie Dienstleister, wo es sinnvoll ist
4. Prozesse digitalisieren, wo es sich rechnet
Digitalisierung spart nur dort Geld, wo der manuelle Aufwand oder die Fehlerrate hoch genug ist. Priorisieren Sie gezielt.
Typische Kandidaten:
- Manuelle Datenerfassung in Excel oder auf Papier
- Mehrfacherfassung derselben Daten in verschiedenen Systemen
- Prozesse, die von einzelnen Personen abhängen und bei Ausfall stocken
Drei Schritte zur Umsetzung:
- Analysieren Sie zwei bis drei Kernprozesse auf manuellen Aufwand
- Berechnen Sie die Kosten der aktuellen Arbeitsweise
- Planen Sie gezielte Automatisierung: Schnittstellen, Workflows
5. IT-Budget bewusst steuern
IT-Budget wird in vielen KMU über Rechnungen gesteuert, nicht über Ziele. Eine klare Zuordnung von Ausgaben zu Geschäftszielen fehlt.
Typische Effekte:
- Projekte ohne messbaren Mehrwert für das Unternehmen
- Sparmassnahmen treffen sichtbare Kosten statt wirkungslose
- IT wirkt wie ein Fass ohne Boden, weil der Nutzen nicht sichtbar ist
Drei Schritte zur Umsetzung:
- Gliedern Sie das Budget in Betrieb, Weiterentwicklung und Innovation
- Verknüpfen Sie Ausgaben mit Zielen: Zeitersparnis, Risikoreduktion, Wachstum
- Prüfen Sie jährlich, welche Investitionen messbaren Nutzen gebracht haben
6. Abhängigkeiten von Anbietern sichtbar machen
Starke Abhängigkeiten von einzelnen Herstellern oder Dienstleistern schränken den Verhandlungsspielraum ein und erhöhen das Risiko bei Problemen.
Typische Situationen:
- Nur ein Dienstleister kennt Ihre IT-Umgebung
- Eigenentwicklungen, die intern niemand mehr betreuen kann
- Automatische Vertragsverlängerungen ohne Prüfung
Drei Schritte zur Umsetzung:
- Machen Sie Abhängigkeiten in einer Übersicht sichtbar
- Planen Sie Ausstiegs- und Alternativszenarien für kritische Systeme
- Achten Sie bei neuen Projekten auf offene Schnittstellen und Portabilität
Schnellcheck: Wo steckt bei Ihnen Einsparpotenzial?
Fünf Fragen, die sich in fünf Minuten beantworten lassen:
- Haben Sie eine aktuelle Übersicht über alle Lizenzen und Abos?
- Wird Ihre Infrastruktur regelmässig von einem neutralen Blick geprüft?
- Sind Wartungsverträge auf Ihre aktuellen Bedürfnisse abgestimmt?
- Gibt es Prozesse mit hohem manuellen Aufwand, der sich reduzieren liesse?
- Sind Sie bei einzelnen Anbietern oder Dienstleistern zu stark gebunden?
Pragmatisch starten: Drei Schritte
Schritt 1: Transparenz schaffen (Woche 1)
Erfassen Sie Lizenzen, Abos, Verträge und Infrastruktur in einer Übersicht. Erst wer sieht, was läuft, kann gezielt eingreifen.
Schritt 2: Die drei grössten Hebel identifizieren (Woche 2)
Bewerten Sie Einsparpotenzial im Verhältnis zum Umsetzungsaufwand. Nicht alles gleichzeitig.
Schritt 3: Gezielt umsetzen und messen (ab Woche 3)
Setzen Sie Verbesserungen schrittweise um und messen Sie die Effekte: Kosten, Stabilität, Aufwand.
